i.s.t. GmbH Informationssysteme und Technologien

Besserer "Durchblick" beim Workflow

Bindereport 09/2013

Regelmäßig wird über den Einsatz des „richtigen“ Management-Informations-Systems (MIS) in Druckereien gestritten. Inzwischen ist ein Dresdner Software-Anbieter imstande, seine eigene Lösung auf ein etabliertes System aufzusetzen.

Seien es Druckereien mit eigener Buchbinderei oder spezialisierte industrielle Druckverarbeiter – die heutige Auftragssituation läuft auf die immer gleichen Herausforderungen hinaus: Meistens hat sich die Anzahl der Jobs erhöht, denn die Aufträge haben kleinere Auflagen, werden „on demand“ erteilt, über mehrere Zeiträume gesplittet, sind damit kleinteiliger, und die Auftragsdisposition fällt schwerer. Umso vorteilhafter ist es wohl dann, ein passendes MIS zu haben, mit dem man von der Auftragskalkulation über die Maschinenbelegung, die Materialienverwendung und den Personal-Einsatz bis zur Versandlogistik sämtliche Workflows steuern kann.
Dass es „kein gutes MIS gibt“, war Jürgen Vetters, Geschäftsführer der Druckerei Vetters GmbH & Co. KG (Radeburg bei Dresden), schon immer klar. „Zudem kommt ein Wechsel nur im K.O.-Fall der Produktion infrage.“ Nachdem er sich schon 2001 von der eigenen Software-Lösung verabschiedet hatte, vollzog er den Wechsel zu ‚Prinance’ von Alphagraph, um parallel aus dem eigenen Datenbestand ein Datenbank-System aufzubauen. „Somit hatten wir ein einfaches Customer Relationship Management-System mit Kunden- und Auftrags-Wiedervorlage, ergänzten unsere Auftragsplantafel mit den aus ‚Prinance’ ausgedruckten Klebezetteln.“ Doch die Auftragsstrukturen wurden immer komplexer. „Daher reichte das nicht mehr.“

Transparente Daten-Auswertung
Abhilfe schaffte der Kontakt zur Firma i.s.t. GmbH Informations-Systeme und Technologien aus Dresden, die sich bereits Referenzen mit entsprechenden Software-Systemen für andere Branchen erwerben konnte. „Mithilfe unseres Daten-Auswertung-Systems ‚Daus’ stellen wir Druckereibetrieben eine auf „Prinance“ aufsetzende Lösung bereit, die eine Gruppierung von Informationen nach logischen Kriterien der Produktion vornimmt und mittlerweile über fast 100 beliebig hinzu wählbare, verknüpfte Module verfügt“, erläutert i.s.t.-Geschäftsführer Patrick Wilczek.
Einige prägnante Beispiele dafür: Unter „Kundenaktivitäten“ können Kriterien wie Anfragen, Angebote, Aufträge und Zahlungsverhalten von Kunden in Echtzeit aus „Prinance“ in Excel-Tabellen exportiert werden. Zugunsten der optimaleren Vertriebssteuerung lässt sich eine Deutschlandkarte mit eingezeichneten Kunden-PLZ und relevanten GfK-Daten einpflegen. „Vorgänge zum Kunden“ enthalten komprimierte Informationen der „realen“ Produktion für Prozess-Entscheider, darunter z.B. Fertigungskosten, Fremd-Materialien-Einsatz, Vergleich von Vor- und Nachkalkulation, Gewinnprognosen und Verkäufer-Provision. Unter „Material“ wird das Materiallager visualisiert, Lagerorte für den jeweiligen Job werden detailliert zugeordnet und grafisch angezeigt, es kann nach Material, Auftrags- oder Bestellnummer gesucht und es können Anforderungen zum Einkauf hinterlegt und geeignete, verfügbare Papiere ermittelt werden.

Auswertungen in Excel
„Dispo“ fasst sämtliche Daten zur Maschinen- und Personalbelegung, Materialienverwendung und zu Produktzyklen zusammen und stellt diese grafisch in einem Zeitstrahl oder auch in einer Listenansicht dar. Umfassende Informationen enthält das Modul „Controlling“: Separate Analysen halten die Vor- und Nachkalkulation im Überblick, z.B. was Personal- und Material-Einsatz oder Maschinen-Stundensätze betrifft. Somit lassen sich Fertigungs-, Hilfs- und Ausfallzeiten im Schichtbericht auf dem grafischen Zeitstrahl ablesen als auch differenzierte Soll-Ist-Vergleiche erstellen. Selbst die Verpackung der fertigen Aufträge kann nach PLZ-Bereichen sortiert und in passenden Verpackungseinheiten organisiert werden. Ebenso ist die explizite Auswertung der Bonusvereinbarung für (Stamm-) Kunden möglich. Obgleich die meisten Module in grafischer Form anschaulich dargestellt werden, können die Informationen direkt in Excel, aber auch nach Word oder PDF exportiert werden, um so eine einfache Weiterverarbeitung und zusaetzliche Auswertungen zu ermöglichen.

Software-Module „step by step“ verknüpft
Bereits im Sommer 2009 begann die Entwicklung und die schrittweise Einführung des „Daus“-Systems in der Druckerei Vetters mit wenigen Modulen. Im Laufe der Jahre entstanden immer wieder neue Anforderungen, so dass dich Software kontinuierlich verbessert und erweitert wurde. Indessen ist es in Radeburg, aber auch in anderen Firmen, z.B. dem Graphischen Centrum Cuno in Calbe erfolgreich in Betrieb. Druckerei-Manager Jürgen Vetters bemüht sich mittlerweile als Geschäftsführer neben Patrick Wilczek um die weitere Vermarktung der Software.
Aufgrund der Tatsache, dass in vielen Betrieben die MIS-Lösung „Prinance“ im Einsatz ist, sind Patrick Wilczek und Jürgen Vetters überzeugt davon, dass weitere Druckereien und Druckverarbeiter interessiert sind, das „Daus“-System zu installieren. Neben Prinance werden auch Produkte anderer Hersteller in die Entwicklung mit einbezogen. So werden Daten aus dem Materialverfolgungs-System „PSS“ (Emsys) und einem Zeiterfassungssystem (P&S) direkt in die „Daus“-Software gespeist und dort für weitere Auswertungen mit den Daten aus Prinance zusammengeführt. Dank der komplexen Konfiguration verschiedener Software-Module kann das Unternehmen in Radeburg seine Workflows effizienter und transparenter gestalten.

„Korrekturen auf Knopfdruck“
Genaue ganzheitliche Analysen zum bisherigen Einsparpotenzial kann Jürgen Vetters nicht vorlegen. Dennoch nennt er einzelne Beispiele: „Während früher zwei Mitarbeiter sieben bis acht Arbeitstage für die Lohnrechnung benötigten, ist heute nur noch ein Mitarbeiter ungefähr anderthalb Arbeitstage damit beschäftigt.“ Mit den Werkzeugen vom DAUS war es möglich eine auf messbaren Kennziffern orientierte Leistungsentlohnung in der Produktion einzuführen, die zu erstaunlichen Effekten für die Firma und die Mitarbeiter geführt hat. Besonders die Qualität der Informationen habe sich verbessert. „Kunden können wir in kompakter Form bewerben, unsere Verkäufer sind ‚gläsern’ geworden“, nennt er einige Vorzüge. „Außerdem können wir bei der Materialwirtschaft auf Knopfdruck Korrekturen vornehmen und erreichen dadurch mehr Effizienz.“ Indessen kümmert sich nur noch ein Mitarbeiter um die Auftragsdisposition, und es würden kaum noch Konflikte entstehen. Letztlich wurde beim gesamten Auftrags-Workflow ein besserer „Durchblick“ erreicht.

Frank Baier
Informationen: www.ist-edv.de

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Software-Module des Workflows der Druckerei Vetters GmbH & Co. KG in Radeburg

Ausschnitt aus der Excel-Tabelle einer Nachkalkulation für den Workflow in der Weiterverarbeitung.

Jürgen Vetters, Geschäftsführer der Radeburg bei Dresden ansässigen Druckerei Vetters GmbH & Co. KG

Patrick Wilczek (links), Geschäftsführer des IT-Lösungsanbieters i.s.t. und Thomas Bienia, Mail-Manager der Druckerei Vetters.